Datenschutzhinweise – EU AI Act Risikoklassifizierung
Stand: Juli 2026
Diese Hinweise gelten ergänzend zur allgemeinen Datenschutzerklärung der Solutive AG. Sie beschreiben ausschließlich die im Rahmen der Web-Anwendung „EU AI Act Risikoklassifizierung" (nachfolgend „Anwendung") vorgenommenen Datenverarbeitungen. Für alle anderen Verarbeitungsvorgänge auf Websites und in Dienstleistungen der Solutive AG gilt die allgemeine Datenschutzerklärung.
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Solutive AG Friedrichstraße 13 68794 Oberhausen-Rheinhausen Telefon: +49 (0) 7254 78 208 60 E-Mail: info@solutive.ag
In Datenschutzfragen erreichen Sie uns unter: datenschutz@solutive.ag
2. Welche Daten verarbeitet werden
2.1 Assessment-Daten (nicht personenbezogen)
Die Eingaben, die Sie während der Ersteinschätzung machen (Systemname, Anbieter, Beschreibung des KI-Anwendungsfalls, Antworten auf die Wizard-Fragen), beschreiben einen KI-Anwendungsfall — nicht Sie als Person. Diese Eingaben werden:
- nicht auf Servern des Anbieters gespeichert,
- nur für die Dauer der Berechnung im Arbeitsspeicher gehalten,
- ausschließlich in das per E-Mail versendete Ergebnis (HTML-Body + PDF-Anhang) übernommen.
Wenn Sie jedoch im Freitext personenbezogene Daten Dritter eingeben (was nicht erforderlich und nicht empfohlen ist), landen diese über den Mailversand in den unter Ziffer 2.2 und 2.3 beschriebenen Verarbeitungsprozessen. Bitte geben Sie daher keine personenbezogenen Daten Dritter in die Anwendung ein.
2.2 Kontaktdaten für die Ergebnis-Zustellung (personenbezogen)
Nach Abschluss der Ersteinschätzung fordern Sie das vollständige Ergebnis über ein Formular an. Dabei werden folgende Daten erhoben:
| Feld | Pflicht | Zweck |
|---|---|---|
| E-Mail-Adresse | ja | Versand des Ergebnisses |
| Name | ja | Persönliche Ansprache in der Ergebnis-Mail |
| Firma | nein | Kontextualisierung der Anfrage |
2.3 Technische Daten beim Aufruf der Anwendung
Beim Aufruf der Anwendung werden durch den Webserver und den E-Mail-Dienst automatisch technische Daten verarbeitet (IP-Adresse, Browser-Typ, Zeitstempel, SMTP-Protokolldaten). Diese werden ausschließlich zur Bereitstellung und zum Schutz des Dienstes verarbeitet und — mit der unter 2.4 genannten Ausnahme — nicht mit Ihren Eingaben zusammengeführt.
2.4 Fehler-Log beim Mailversand
Wenn der Versand der Ergebnis-Mail aus technischen Gründen fehlschlägt (z.B. vorübergehende SMTP-Störung, Authentifizierungsfehler), schreibt der Server einen kurzlebigen Fehler-Log-Eintrag mit folgenden Feldern:
- Ihre E-Mail-Adresse
- einem Fehlercode (technische Fehlerkennung, z.B.
SMTP_AUTH_FAILED) - dem Zeitstempel des Fehlschlags
Dieser Eintrag dient ausschließlich der Fehlerdiagnose durch das Ops-Team der Solutive AG. Eine automatische Wiederholung des Versands (Retry) oder eine Nutzung für Marketing- oder sonstige Zwecke findet nicht statt. Die Einträge werden spätestens nach 14 Tagen automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem funktionierenden Versandprozess) — siehe Ziffer 3 Zweck D.
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen
| # | Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| A | Zustellung der Ersteinschätzung per E-Mail (HTML-Mail und PDF-Anhang) an Sie als Empfänger. Die versendete Mail verbleibt zugleich als Absender-Kopie im Postfach lha@solutive.ag der Solutive AG — dies ist die normale technische Folge des Mailversands und keine Weitergabe an Dritte, da Absender und archivierendes Postfach identisch sind. | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung — Sie fordern das Ergebnis aktiv an) |
| B | Nur bei aktiver Einwilligung: Spätere Kontaktaufnahme zu KI-Governance-Angeboten der Solutive AG (Marketing) | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch aktives Anklicken einer separaten Checkbox im Lead-Formular — siehe Ziffer 5) |
| C | Technische Bereitstellung und Sicherheit der Anwendung | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren und funktionsfähigen Anwendung) |
| D | Kurzfristige Fehlerdiagnose bei fehlgeschlagenem Mailversand — Erfassung eines Log-Eintrags mit Ihrer E-Mail-Adresse, einem Fehlercode und einem Zeitstempel (Details siehe Ziffer 2.4) | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Diagnose technischer Versandfehler und an der Stabilität des Versandprozesses) |
Die Einwilligung zum Zweck B ist freiwillig und für die Zustellung der Ersteinschätzung (Zweck A) nicht erforderlich.
4. Empfänger und Auftragsverarbeiter
4.1 Microsoft Ireland Operations Ltd. / Microsoft Corporation (Office 365 / Exchange Online)
Der Versand der Ergebnis-Mail erfolgt über das von der Solutive AG genutzte Microsoft Office 365 / Exchange Online. Microsoft verarbeitet in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter die Nachrichteninhalte (inkl. Ihrer Kontaktdaten und des Klassifizierungs-Ergebnisses) zum Zweck des Mailversands und der Zustellung.
- Rechtsgrundlage der Auftragsverarbeitung: Art. 28 DSGVO (Vertrag zwischen Solutive AG und Microsoft)
- Drittlandtransfer: Auch bei Nutzung der europäischen Infrastruktur kann eine Übermittlung in die USA nicht vollständig ausgeschlossen werden. Die Datenübermittlung stützt sich auf den EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10.07.2023) sowie auf Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO.
4.2 Hosting
Die Anwendung läuft auf einem von der Solutive AG angemieteten Server der Hetzner Online GmbH in deren Rechenzentren in Deutschland (Standorte Nürnberg und Falkenstein). Hetzner verarbeitet in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter die auf dem Server anfallenden technischen Daten — insbesondere die Zugriffslogs (siehe Ziffer 2.3) und den kurzlebigen Fehler-Log bei fehlgeschlagenem Mailversand (siehe Ziffer 2.4).
- Rechtsgrundlage der Auftragsverarbeitung: Art. 28 DSGVO — mit der Hetzner Online GmbH besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
- Kein Drittlandtransfer: Die Rechenzentren liegen ausschließlich in Deutschland; eine Übermittlung in ein Drittland findet im Rahmen des Hostings nicht statt.
4.3 Keine Weitergabe an sonstige Dritte
Eine darüber hinausgehende Weitergabe Ihrer Daten — insbesondere an externe CRM-Systeme, Marketing-Dienstleister oder Datenhändler — findet nicht statt. Eine spätere Marketing-Ansprache (Zweck B) erfolgt, falls eingewilligt, ausschließlich direkt durch die Solutive AG.
5. Marketing-Einwilligung
Im Lead-Formular können Sie zusätzlich zur Ergebnis-Zustellung über eine separate Checkbox einwilligen, künftig Informationen zu KI-Governance-Angeboten der Solutive AG zu erhalten.
- Die Einwilligung erfolgt durch aktives Anklicken der Checkbox (kein Vorauswahl-Häkchen). Sie ist freiwillig und für die Zustellung der Ersteinschätzung nicht erforderlich.
- Ihre Einwilligung wird zusammen mit Ihrer E-Mail-Adresse und einem Zeitstempel als strukturierter Vermerk in der Ergebnis-Mail dokumentiert, die zugleich als Absender-Kopie im internen Postfach
lha@solutive.agverbleibt. Dieser Mail-Eintrag dient als Einwilligungs-Nachweis nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO. - Eine zusätzliche Bestätigung per Klick in einer separaten Mail (Double-Opt-In) findet im aktuellen Stand der Anwendung nicht statt. Solutive AG behält sich vor, ein Double-Opt-In-Verfahren zu einem späteren Zeitpunkt einzuführen.
- Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen — siehe Ziffer 8. Ein Widerruf ist genauso einfach wie die Erteilung der Einwilligung.
6. Speicherdauer
| Datenkategorie | Speicherdauer |
|---|---|
| Assessment-Daten in der Anwendung | Keine dauerhafte Speicherung — Verarbeitung ausschließlich im Arbeitsspeicher während der Nutzung |
Ergebnis-Mail als Absender-Kopie im Postfach lha@solutive.ag | 12 Monate gemäß internen Postfach-Aufbewahrungsregeln der Solutive AG; danach Löschung |
Marketing-Einwilligung (Vermerk in der archivierten Ergebnis-Mail im Postfach lha@solutive.ag) | Bis zum Widerruf der Einwilligung, längstens 2 Jahre nach dem letzten Kontakt |
| Fehler-Log bei fehlgeschlagenem Mailversand (E-Mail-Adresse + Fehlercode + Zeitstempel, siehe Ziffer 2.4) | Maximal 14 Tage, danach automatische Löschung |
| Technische Zugriffslogs | 30 Tage auf dem selbst verwalteten Server der Solutive AG (Hetzner); danach automatische Löschung |
7. Stateless-Architektur — was das für Sie bedeutet
Die Anwendung speichert weder Ihre Assessment-Eingaben noch Ihre Kontaktdaten dauerhaft in einer Datenbank. Die reguläre Verarbeitung findet im Arbeitsspeicher während Ihrer Nutzung statt. Das bedeutet:
- Nach erfolgreichem Mailversand existiert in der Anwendung selbst keine Kopie Ihrer Daten mehr.
- Eine Wiederholung der Klassifizierung erfordert eine erneute Eingabe.
- Die einzige dauerhafte Kopie Ihrer Kontaktdaten und des Ergebnisses liegt in Ihrem E-Mail-Postfach und als Absender-Kopie im Postfach
lha@solutive.agder Solutive AG.
Einzige Ausnahme: Schlägt der Mailversand technisch fehl, wird zur Fehlerdiagnose ein kurzlebiger Fehler-Log-Eintrag mit Ihrer E-Mail-Adresse, einem Fehlercode und einem Zeitstempel geschrieben; dieser wird spätestens nach 14 Tagen automatisch gelöscht (Details siehe Ziffer 2.4).
8. Ihre Rechte
Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:
- Auskunft (Art. 15 DSGVO) über Ihre bei der Solutive AG gespeicherten Daten
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO) — insbesondere können wir auf Wunsch die als Absender-Kopie im Postfach
lha@solutive.agarchivierte Ergebnis-Mail löschen - Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO) — z.B. gegen die technische Bereitstellung nach Zweck C
- Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) — insbesondere für die Marketing-Einwilligung; die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt
- Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO) — zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI Baden-Württemberg)
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an datenschutz@solutive.ag.
9. Keine automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher Wirkung Ihnen gegenüber
Die Anwendung klassifiziert einen von Ihnen eingegebenen KI-Anwendungsfall — nicht Sie als Person. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO gegenüber dem Nutzer findet nicht statt.
10. Änderungen dieser Hinweise
Diese Datenschutzhinweise können bei Änderungen der Rechtslage oder der Verarbeitungsprozesse angepasst werden. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf der Anwendung abrufbar.